“Als we open dagen organiseren, welke mensen komen daarop af? Hoe vaak bezoeken ze een open dag? En welke locaties en opleidingen bezichtigen ze? Melden ze zich aan voor een opleiding waar ze informatie over hebben opgevraagd? Dat waren vragen waarin we meer inzicht wilden”, vertelt Hes. “Eigenlijk wilden we direct al inzicht in alle contactmomenten, maar Cobra adviseerde ons om groot te denken, maar klein te beginnen. Daarom zijn we eerst begonnen met het digitaliseren van de registratie en opvolging van onze open dagen.” 

Samen met Cobra werden de randvoorwaarden de roadmap opgesteld om stapsgewijs meer grip te krijgen op de student journeys. “We hebben alle touchpoints in kaart gebracht en ondergebracht in Salesforce Education Cloud en de marketing automation-tool Pardot. Daarmee hebben we de hele flow van contactmomenten voor en na de open dagen geautomatiseerd. Als studenten zich aanmelden ontvangen ze een QR-code, die op locatie wordt gescand. Kort voor de open dag ontvangen ze automatisch een reminder met meer informatie over de open dagen. Na de open dagen sturen we verschillende e-mails naar mensen die de open dag wel bezochten en de mensen die niet zijn geweest.” 

Om het gebruik van Salesforce onder de knie te krijgen, werd het team van Irene Hes getraind door de consultants van Cobra. “De training is volledig gericht op onze situatie en de functionaliteiten uit Salesforce die wij gebruiken. Tijdens de training maken we e-mailings die we ook daadwerkelijk inzetten. Zo zetten we de theorie direct in de praktijk in. Daarbij is het fijn dat Cobra zich net zo verantwoordelijk voelt als wij. Bovendien weten ze veel van het onderwijs en hebben ze ons ter inspiratie ook in contact gebracht met andere onderwijsinstellingen die met Salesforce werken”, aldus Hes. 

Het eerste resultaat was al direct duidelijk, vertelt Hes: ‘Voorheen hielden we alles bij in losse Excel-sheets en stuurden we handmatig e-mails. Nu blokken we twee dagen en dan hebben we alle e-mails rondom een opendag klaar staan.’ Ook kan ROC Midden Nederland beter sturen op campagnes, bijvoorbeeld als een locatie achterloopt qua aanmeldingen. ROC Midden Nederland kon deze aanpak alleen beperkt testen, omdat COVID-19 roet in het eten gooide.

‘We zijn begonnen met de open dag in januari. Het scannen en vastleggen van de bezoekers ging makkelijk en soepel. Voor maart stond de volgende gepland en daarmee lagen we qua aantal aanmeldingen vooraf goed op schema. Alleen werd die dag uiteraard afgelast. Maar: de prospects die zich al hadden geregistreerd voor deze open avond, hebben we heel makkelijk en snel kunnen informeren dat de avond niet doorging. Daarna hebben we ze persoonlijk benaderd met de vraag waarmee we ze verder kunnen helpen.’

Dankzij Salesforce en de samenwerking met Cobra heeft ROC Midden Nederland kunnen inspelen op de ontwikkelingen. “Cobra denkt vanaf het begin proactief met ons mee. We waren net begonnen met het opzetten van een reeks webinars, toen Cobra ons hulp bood met de inrichting daarvan in Salesforce. Nu de basis staat, kunnen we andere webinars in de toekomst relatief eenvoudig uitrollen.” 

Nu de eerste gebruikscases zijn ingericht in Salesforce, denkt Hes na over wat nog meer mogelijk is. “Bijvoorbeeld andere touchpoints in kaart brengen en automatiseren, zoals de doe- of oriëntatiemiddagen. Of een slimme manier bedenken om aankomende studenten die een open dag bezoeken, in te delen naar locatie. En ook binnen de locatie, op stands of bij presentaties, hun QR te scannen, om nog beter te begrijpen hoe hun student journey zich ontwikkelt. Zo kunnen we onze communicatie nog nauwkeuriger en persoonlijker afstemmen op het onze toekomstige studenten”, aldus Hes.